База знаний — это модуль создания статей и инструкций внутри бухгалтерской компании. Можно создавать несколько Баз знаний, внутри каждой создавать нужные папки и внутри папок — документы (инструкции, записи). Вы можете писать инструкции и заметки по каждому клиенту и добавлять файлы в файловый архив.
Создание Базы знаний
В левом верхнем углу экрана переходим в раздел «База знаний».
Нажатием на иконку «плюс» создаётся База знаний. Вводим название базы и также можем указать особое поведение «по клиентам».
Поведение «по клиентам» означает, что каждая папка в базе будет привязана к конкретному клиенту. То есть доступ к файлам папки будут иметь сотрудники, ведущие этого клиента. Кроме того, автоматически создаётся Файл быстрого доступа, в который вы можете добавить ознакомительное описание того, что хранится в папке.
Если в особом поведении ничего не выбирать, то создаётся обычная база знаний, в которой вы самостоятельно настраиваете доступ сотрудников для каждой папки.
БАЗУ ПО КЛИЕНТАМ можно создать только одну на бухкомпанию. Обычных Баз знаний без особого поведения — можно иметь несколько.
Создание папок
Для создания новой папки нажмите на «Новая папка». Введите название и установите порядок сортировки. Укажите порядковый номер папки в общем списке (можете ввести любое число, чем меньше, тем раньше по порядку будет идти папка).
Если выбрана опция «Запретить сотрудникам редактировать», то только сотрудники с правами администратора смогут вносить изменения в содержимое папки. В этом случае сотрудники, которые имеют доступ к данной папке, смогут просматривать документы, но изменение будет запрещено.
После создания папки вы можете добавлять в неё документы и вложенные папки.
Будьте осторожны при удалении папки, так как это приведёт к удалению её содержимого, включая документы и вложенные папки.
Редактирование папок
При изменении папки можно настроить права доступа сотрудников к ней. Можно выбрать сотрудников по клиентам, группы сотрудников или конкретных людей. Все критерии объединяются условием ИЛИ. К примеру, выбираем «ООО Бухучёт» в поле «По Клиентам» и «Иванов Виталий» в поле «Сотрудники». То есть доступ к папке получают все сотрудники, ведущие клиента «ООО Бухучёт» + Иванов Виталий.
Кроме того, можно настроить доступ к папкам по ролям пользователей. Например, дать доступ только бухгалтерам с ролью «Администратор» или «Бухгалтер по зарплате».
Создание документов
Создавать файлы можно как внутри папок, так и в самом «корне» Базы знаний. Для создания нового документа нажмите на «Новый документ».
Вводим заголовок документа и содержимое документа. Можно добавлять текстовые блоки, а также блоки с файлами и изображениями. Новые блоки можно добавлять не только снизу, но и сверху, а также менять их местами (иконки для этих действий появятся в правом верхнем углу блока). После заполнения документа, не забудьте нажать на «Сохранить».
Таким образом выглядит просмотр документа.
Документы можно менять местами, перетаскивая их с помощью иконки “многоточие” справа.
Кроме того, вы можете прикреплять ссылки на документы при создании задачи. Нужно скопировать url ссылку документа в окне браузера и затем вставить в описание задачи.
Вставляем ссылку в описание задачи.
Приятной работы!